La mia vita in Sardegna
Semaine du 29 mars au 1er Avril 2016
Mon premier jour
Mardi 29 Mars 2016, il est 8h15 j’arrive à l’agence, en avance, et oui ça m’arrive parfois, quand il s’agit du monde du travail ! Je commence seulement à 9h, cela me laisse donc le temps de papoter en Italien avec mes collègues du service groupe. Un vrai plaisir car ces dernières m’ont fait des compliments sur mon niveau de langue !
Je suis alors toute motivée pour commencer ma première journée de travail. Alors c’est parti, à 9H me voilà installée à mon bureau, devant mon ordinateur, et plus particulièrement devant mon ami Excel ! Lui et moi allons désormais passer 4 mois ensemble, main dans la main je l’espère !
Pour ce premier jour, ma première mission est de rechercher des entreprises françaises auprès desquelles l’agence Kassiopea pourrait proposer des prestations. Je dois relever le nom de l’entreprise, sa ville, le type de société, un référent qu’on peut contacter, une adresse, un email, un numéro de téléphone et ajouter ces informations dans ma base de données Excel afin que, par la suite, je puisse gérer le mailing ou directement contacter ces entreprises par téléphone pour proposer nos services.
J’ai aussi pu aider ma tutrice à organiser les transferts d’un événement qui se déroulera à Napoli avec 1500 personnes réparties dans 5 hôtels différents. Nous avons recherché sur Maps le temps de parcours entre chaque hôtel et ensuite nous avons établis un tableau sur Excel pour proposer un circuit permettant de récupérer chaque personne assistant au congrès nella Citta de la Scienza à Napoli avec des horaires bien précis, le nombre de bus nécessaire avec les différentes fréquences de celui-ci.
Une première journée déjà bien remplie, une ambiance de travail très agréable, des missions très intéressantes, je suis impatiente de découvrir plus sur ce milieu qu’est l’événementiel. Vivement demain !
Déjà 1 semaine de passée chez Kassiopea News, que le temps passe vite !
Durant les autres jours de la semaine, j’ai continué à rechercher des entreprises, susceptibles de devenir clientes je l’espère, et j’ai donc augmenté mon palmarès d’adresses sur Excel. J’ai aussi découvert la joie des calculs à travers les cotations ou « offerta economica », les calculs de prix par personne ou par service, avec marge ou sans marge en fonction des différentes prestations (Hotels, excursions, transferts, restauration). Et ne l’oubliez pas, tout ça en Italien !
Pour répondre à une autre demande reçue d’un groupe de la République Tchèque, je me suis proposée de créer un power-point présentant le Resort & Spa Le Dune 4**** et un fichier Word détaillant les excursions pour accompagner l’offerta economica que l’on présente aux clients. J’ai donc traduit des informations italiennes en anglais. Ce qui me plait dans ce métier c’est la gymnastique des langues, en effet plus tard dans l’après-midi, ma tutrice m’a demandé de répondre à un mail en Espagnol (langue qu’elle ne parle pas) ; elle m’a donc donné les informations à évoquer dans le mail en italien et j’ai rédigé ce mail en espagnol.
Avec ma collègue, nous avons aussi contacté les hôtels et les musées (Ducati, Lamborghini, Maranello Ferrari) pour connaître les disponibilités en fonction des groupes et pour savoir si des « prix agence » étaient proposés.
Une première semaine bien chargée puisque j’ai pu aborder plusieurs missions du métier, avec la motivation chaque soir de retourner ouvrir la boîte mail le lendemain matin pour voir les réponses des hôtels que j’avais contacté. Je suis donc très satisfaite de mon lieu de stage, de l’équipe car elle m’a donné des missions dès les premiers jours, j’apprends à gérer mon travail seule petit à petit. Je trouve ce milieu très intéressant et j’ai déjà hâte de savoir répondre à une demande en proposant moi-même une cotation détaillée en italien.
Mon objectif pour la semaine prochaine est d’affronter ma peur de contacter les entreprises par téléphone en différentes langues ! (Français, Anglais, Espagnol, Italien, Portugais ?)
J’ai deux jours pour m’y préparer ! En attendant c’est le week end et j’ai décidé de continuer à me perdre dans Cagliari samedi et dimanche je pars en trekking à 7h30 sul monte dei settefratelli avec un petit groupe d’étudiants. Je vous raconterai ici ! Ciao a tutti e buon fine di settimana !
Diaporama de promotion de l'hôtel proposé pour un groupe lors d'un événement d'une semaine, détaillant les infrastructures, les chambres, les services, les salles de conférences. Je me suis occupée de la traduction de ce diaporama italien-anglais
Ce fichier me servira pour le mailing que j'effectuerai par la suite pour démarcher et promouvoir notre agence dans des entreprises françaises.
Diaporama de promotion de l'hôtel proposé pour un groupe lors d'un événement d'une semaine, détaillant les infrastructures, les chambres, les services, les salles de conférences. Je me suis occupée de la traduction de ce diaporama italien-anglais
Semaine du 04 au 08 Avril 2016
Atteinte de mes objectifs personnels
Lundi matin, après un super week-end de trekking et d’escalade, de courbature et de fatigue, je me réveille plus motivée que jamais pour aller travailler. Je veux réussir à parvenir à mes objectifs fixés, c’est pourquoi je demande dès mon arrivée à suivre la demande faite par mail concernant les 2 pax voulant faire 3 jours de visites dans les musées et les fabriques de Lamborghini, Maranello et Ducati. N’ayant pas eu de réponses à mon mail (pour avoir plus d’informations sur les tarifs pour agence pour le mois d’octobre, sur l’organisation de visite privée ou sur les prix d’une visite avec un groupe), c’est le moment ou jamais, je demande à mes collègues si je peux appeler le musée en italien pour avoir une réponse à ma question. Elles sont un peu surprises mais contentes de voir que je suis intéressée par ce que je fais, elles me laissent donc le téléphone. Il est 9h50, j’ai 20 ans et c’est l’heure pour moi de passer l’étape du téléphone en Italien : Tout se passe très bien, réponses récoltées, quand je raccroche, mes collègues ne cessent de me féliciter, super j’ai décroché un « Bravissima Léa, perfetto »
Une semaine riche en activités
J’ai continué ma journée et ma semaine par remplir des vouchers à l’aide de données clients pour les renvoyer aux hôtels respectifs afin de prévoir l’arrivée de ces clients avec et pour lesquels nous avons travaillé.
Ayant informé mes collègues que j’aimais créer les power point de promotion c’est maintenant moi qui m’en charge à chaque fois, en anglais, en italien, et en français. Je m’occupe aussi des traductions Italien-Français pour pouvoir joindre des mails et power point dans la langue respective du client potentiel lors du mailing. Le but de cette mission est de promouvoir l’agence à différentes entreprises. Grâce à la base de données que j’ai commencé à créer depuis la semaine dernière, j’ai donc commencé à démarcher les entreprises françaises pour leur présenter notre agence et leur proposer nos services pour un éventuel prochain événement.
Cette semaine nous avons reçu aussi une demande pour un événement important qui se déroulera en Sardaigne à la fin du mois d’Avril (il reste donc peu de temps pour organiser ce projet dans les meilleures conditions), après avoir analysé le plan détaillé du bâtiment et des salles reçu par l’entreprise demandant nos services, nous avons donc démarché les fournisseurs par mail pour demander le matériel nécessaire par secteur (PROPRETE, AUDIOVISUEL…). Je suis très intéressée par ce projet car il me permet de travailler pour la première fois avec la clientèle affaire, qui a des attentes spécifiques et pour laquelle, la pression peut monter, il ne faut surtout pas se tromper !
Quelques heures et/ou jours plus tard, nous avons reçu les réponses des fournisseurs avec leur tarif et marge à appliquer : vient maintenant l’heure où ça se complique et où les responsabilités sont importantes : J’ai créé un fichier word avec plusieurs modules reprenant le nom et le matériel proposé par chaque fournisseur en y ajoutant le prix (avec la marge interne à l’agence appliquée également). Jeudi l’offre était prête nous avons pu la proposer aux clients. Cette mission a été intéressante parce que j’ai appris un nouveau vocabulaire que je ne pensais pas utiliser en italien (porte manteau, ceintres, étagères, tablette, pupitre : comme je vous le disais, la demande de la clientèle affaire est très spécifique !) Je découvre petit à petit que c’est un métier très varié et ça j’adore !
J’ai aussi demandé à ma maitre de stage de me faire un petit topo sur les marges appliquées en Italie et elle a pris le temps (bien que très occupée) de me faire faire quelques petits exercices de calculs de marge, calculs de prix net, con l’IVA… c’est tout un art d’assimiler calcul et langue italienne !
Une semaine riche en activités pendant laquelle l’administrateur de Kassiopea m’a aussi créé ma propre adresse mail, je suis donc ravie de pouvoir appeler par téléphone et envoyer des mails en tant que Léa de Kassiopea News Cagliari : quel plaisir !
Enfin dernier jour de la semaine, ma tutrice m’a chargé de lui créer un fichier Excel sur la base de documents récoltés (flyer, carte de visite, clé USB, brochures, dépliants) lors de la Foire IMEX 2015 à Francfort à laquelle elle a participé. J’ai donc organisé ce fichier afin qu’elle puisse recontacter ces prestataires avec qui elle avait échangé et qu’elle avait qualifié de « potentiels clients » grâce à leur nom, numéro de téléphone, email, adresse du site internet, les notes prises sur ces prestataires… C’est un travail qui peut s’avérer long et répétitif mais moi j’y ai pris du goût parce que cela m’a permit de voyager en une journée aux 4 coins du monde grâce aux magnifiques brochures de certains opérateurs (Emirates Arab Unis, Grèce, Maroc, Croatie, Pologne, Espagne, Italie…) et de m’imaginer à mon tour, plus tard à démarcher des potentiels clients lors de ce type de foires, lors de salon internationaux, événements qui me font rêver.
Et la semaine est déjà terminée...
Pour conclure ma semaine, je suis ravie de voir que mes missions sont très variées et qu’elles évoluent petit à petit. Je vois aussi que je prends ma place dans le fonctionnement de l’agence au fur et à mesure et que j’évolue au cœur du métier et ça, ça me plait !
Ce week end, j’ai prévu de partir visiter avec ma coloc écossaise, le parc naturel régional Molentargius pour admirer les flamants roses de l’île. Dimanche, première journée plage en perspective, il est temps que je prenne un peu de couleurs ! Ciao tutti, suite au prochain épisode…
Semaine du 11 au 15 Avril 2016
Une nouvelle semaine pleine de responsabilités chez Kassiopea News
Un petit coucou de Sardaigne où je vis une super aventure. Mon stage chez Kassiopea me plait de plus en plus, j’ai de plus en plus de responsabilités et j’en suis ravie. Le contact avec mes collègues de travail est super, je n’hésite pas à poser toutes les questions qui me passent par la tête.
Ces derniers jours j’ai pu traduire des mails pour ma tutrice (Italien-espagnol) plus question de passer par le français, je suis contente de pouvoir jongler (même si je mets encore du temps) entre ces deux langues qui me passionnent. Je me suis aussi occupée de créer un nouveau dossier pour regrouper tous les contacts et informations concernant les échanges que ma tutrice a pu avoir lors des différentes foires à l’étranger.
Une nouvelle mission au coeur du métier
Pour l’instant, le plus intéressant, (d’un point de vue professionnel et personnel) a été cette semaine, en effet entre les goûters d’anniversaires et les dégustations de cookies servies lors des pots de bienvenue d’un hôtel prestataire, nous avons reçu une demande pour un circuit PACA-Corse-Sardaigne pour un groupe de 30 espagnols. Nous avons réparti les tâches et je me suis occupée en totalité de la partie Corse.
En effet j’ai recherché des hôtels (pour 3 nuits à Bastia, pour 3 nuits à Ajaccio, et pour 1 nuit à Bonifacio), des compagnies d’autocars, des guides et quelques restaurants Je les ai contactés par mail et quand je n’avais pas de réponses dès le lendemain je les appelais directement par téléphone. La semaine est passée sans que je le sache, en effet, je me suis totalement investie dans ce projet dans le but de satisfaire mes collègues mais aussi de vendre ce produit touristique à cette agence espagnole. J’y ai passé beaucoup de temps, notamment pour trouver un hôtel à Ajaccio. J’ai passé deux matinées entières à téléphoner dans tous les hôtels et résidences de vacances, il a fallu attendre vendredi pour entendre quelque chose d’autres que « on est complet » .
En effet, les 3 jours où nos potentiels clients se trouveront à Ajaccio, un grand congrès se déroule dans cette même ville et tous les hôtels affichent le carton plein ! J’ai donc navigué entre des « nous n’acceptons pas les groupes » ou des « il fallait appeler avant » ou encore des « notre hôtel a seulement 14 chambres » ou aussi des « ils peuvent dormir à 3 par chambre ? » et même des « Vous êtes bien sur la messagerie de …. Notre hôtel est fermé en cette période, veuillez nous laisser un message ».
Ayant une demande bien spécifique et pour le confort de nos prospects, mon dernier espoir était l’hôtel RoceMare à proximité d’Ajaccio. J’ai appelé une première fois cet hôtel ce vendredi matin, on m’a dit de rappeler dans l’après-midi pour avoir la responsable des groupes. Ne jamais désespérer, parfois ça a ses avantages d’être têtue et de ne rien lâcher. Vendredi 14h30, après une semaine de recherche d’hôtels pour un groupe de 30 personnes, la bonne nouvelle arrive : il y a des disponibilités pour 20 chambres avec option posée jusqu’au 25 avril !
J’étais seule dans le bureau quand j’ai eu cette nouvelle, mes collègues avaient terminé où étaient en pause mais vous ne pouvez pas imaginer comme j’avais envie de sauter partout ! Effectivement, Hôtel à Bastia : Ok, Hôtel à Ajaccio : Ok, Hôtel à Bonifacio : Ok, Guide parlant espagnol (rare en Corse) : Ok, Compagnie de transport : Ok ! C’est donc ravie, que je peux commencer à remplir seule mon tableau de cotation en italien avec toutes ces prestations.
J’ai laissé un message à ma tutrice, tellement heureuse de lui apporter cette bonne nouvelle, et encore plus heureuse de voir sa réponse : j’ai reçu ses félicitations, et elle m’a encouragé en me disant que nous avons fait un très beau travail d’équipe pour ce Tour Sardaigne-Corse. Que demander de mieux ? Que cette agence espagnole nous choisisse parmi les différentes offres qu’elle recevra peut être ? Je croise les doigts, cela serait une belle récompense pour tout ce travail !
Bilan de cette grande semaine de travail
Je suis très fière de ce que je suis parvenue à faire, fière d’avoir satisfait ma maître de stage et mon équipe de travail, fière de l’ambiance au bureau. Je ne m’attendais pas du tout à réaliser ce projet en arrivant lundi au travail, en une semaine j’ai l’impression d’avoir énormément progressé et évolué encore une fois au sein de l’agence.
Comme me le dit ma maître de stage, c’était un bon premier exercice notamment avec les difficultés rencontrées lors des démarches auprès des hôtels. Je suis donc très encouragée et prête à y remédier !
Cela dit, après ces heures de travail stressantes (l’offre doit tout de même être proposée au plus vite car le Tour se déroule bientôt), un week-end de repos s’impose, direzione la spiaggia !
Spiaggia del Poetto
Semaine du 18 au 22 Avril 2016
Une semaine sous le signe de l'autonomie
Cette semaine, comme toutes les autres, est passée encore très vite. Ma maitre de stage est partie au salon Imex 2016 à Francfort pendant 3 jours, j’ai donc géré mon emploi du temps seule et j’ai dû me fixer moi-même des missions à réaliser. J’ai décidé de continuer à rechercher des entreprises françaises, de poursuivre le mailing et de terminer de référencer les différents opérateurs de la foire IBTM dans le fichier Excel.
J’ai aussi reçu un nouveau mail de notre cliente, l’agence espagnole pour me dire que le groupe avait changé, que le nombre de participants serait de 15 et non plus de 30. Un simple mail qui fait tout basculer. Après avoir appeler directement l’agence en Espagne pour demander de recevoir une liste des participants de manière à ce que je puisse savoir comment organiser les chambres, j’ai recontacté tous les prestataires concernés par le circuit en Corse (Hôtels, Guide, Compagnie d’autocar…) j’ai recontacté de nouveaux hôtels à Ajaccio pour savoir, comme le groupe était moins important, s’il y aurait des éventuels disponibilités. J’ai demandé à avoir un bus plus adapté au groupe et j’ai proposé à Ivana la référente de l’agence espagnole, notre cliente, s’il était possible de diminuer aussi le nombre d’accompagnateurs afin de réduire le prix total du circuit. Après avoir eu des réponses, j’ai refait la cotation que nous avons ensuite proposé à l’agence espagnole.
Luisa, ma collègue de travail m’a aussi appris à présenter les vouchers pour chaque prestation qu’on propose aux clients. Nous avons beaucoup travaillé ensemble ces jours-ci et nous avons aussi créé un document word en traduisant de l’italien à l’espagnol les différentes conditions générales de ventes.
Nous avons aussi reçu une nouvelle demande pour un nouveau séjour en Sardaigne, j’ai donc contacté les hotels en italien par mail et par téléphone pour demander les disponibilités et avoir des devis et j’ai commencé à faire la cotation.
Un mois déjà ? J'en reviens pas !
Et voilà déjà un mois de passé chez Kassiopea, j’ai l’impression d’être arrivée hier mais pourtant d’avoir déjà appris pleins de choses. Je suis contente d’avoir pu mettre en application mes connaissances au cours de ce mois, notamment en ce qui concerne les cotations. J’ai aussi pris de l’assurance grâce à ce début d’aventure, en effet, j’appelle désormais en France, en Italie et en Espagne sans me préparer de petites notes.
Cette expérience est déjà très enrichissante et je suis heureuse de voir que les missions sont variées au sein de cette entreprise, étant donné que je n’aime pas la routine. Les demandes ne sont jamais les mêmes, la cible varie aussi puisque nous pouvons organiser des petits séjours pour des familles au grand congrès de 300 personnes pour des professionnels. Il faut s’avoir s’adapter et c’est une qualité que j’aime exploiter. Je suis donc ravie de pouvoir continuer à découvrir ce milieu qu’est l’événementiel et qui me plait énormément. Cependant ce mois de stage m’a aussi permis de comprendre combien le contact physique avec la clientèle est pour moi très important et cela me manque beaucoup. Nous préparons un évènement ou un séjour pour des clients que nous ne rencontrerons jamais, j’aurai aimé avoir cet échange.
Cependant, comme je pars du principe que notre stage a la couleur qu’on souhaite lui donner, j’ai décidé d’échanger avec ma directrice, autour d’un repas à l’agence, pour lui expliquer que je me plais vraiment dans l’entreprise et que je serai curieuse de pouvoir voir comment se déroule l’échange avec la clientèle affaire en direct. C’est donc elle qui m’a directement proposé de participer sur place à un des prochains évènements ou congrès. C’est avec un grand sourire que je lui ai répondu : Con piacere !!
Voilà donc ma motivation pour les prochaines semaines. J’ai aussi montré ma motivation pour renouveler une partie de mon expérience de chez FRAM, lors de l’accueil et des transferts de 350 passagers italiens arrivant à Cagliari pour un grand congrès. C’est une mission qui me passionne vraiment dans un environnement que j’adore, alors pourquoi ne pas devenir à mon tour, le temps de quelques jours, une hôtesse aéroportuaire ! J’attends avec impatience de savoir si cette demande sera acceptée !
C’est déjà l’heure du week-end, au programme soirée Erasmus vendredi soir chez un breton (Et oui, nous sommes partout), road trip sur la côte sud-ouest samedi, dimanche repos. Lundi, je ne travaille pas, c’est un jour férié pour les italiens. Le 25 avril représente le jour de la libération de l’Italie. Bon week end tutti !
Semaine du 26 au 29 Avril 2016
Une semaine plutôt courte
Après un super week-end riche en éclats de rires et en bons moments grâce à une soirée Erasmus qui m’a permis de voyager, de naviguer entre les langues et de faire de belles rencontres autrichiennes, allemandes et françaises et grâce à un road trip dans le désert de la Sardaigne, je retourne travailler mardi avec des belles images pleins la tête. La fatigue commence à se faire ressentir, mais la motivation est toujours au rendez-vous !
La semaine a été très courte comme lundi était férié. Mardi j’ai reçu plusieurs mails des hôtels que j’avais contactés en Corse pour me prévenir que mes options prenaient bientôt fin. J’ai donc appelé directement l’agence en Espagne, notre cliente, pour savoir où en était leur choix par rapport à notre proposition de circuit Corse – Sardaigne. Malheureusement, notre cliente s’est vu recevoir une offre plus économique pour des prestations similaires c’est pourquoi notre travail n’a pas abouti. J’ai été déçue au téléphone, d’apprendre cette mauvaise nouvelle, après avoir beaucoup travaillé sur ce projet c’est vrai que j’aurai été ravie d’avoir une réponse positive et de pouvoir voir les démarches qui suivent, que sont facturation, préparation des vouchers... En bref j’aurai été ravie de pouvoir créer et réaliser ce circuit de A à Z. Mais je ne désespère pas, ce n’est que partie remise, c’était déjà un bel exercice. De plus, notre cliente, l’agence espagnole, m’a remercié au téléphone de ma gentillesse et nous a remercié de notre travail, elle a aussi demandé à collaborer avec nous pour la suite. Ce sont des petites phrases mais qui encouragent pour la suite.
Les autres jours de la semaine j’ai pu continuer le mailing en anglais cette fois pour contacter différents « exhibitors » pour la foire de Munich en 2017, j’ai continué à préparer différents vouchers en fonctions des prestations demandées. J’ai agrandit mon fichier Excel avec les contacts de nouveaux prestataires pour les foires. Et pour terminer la semaine, je me suis occupée de la traduction anglais-français d’un produit touristique proposant un séjour pour une entreprise avec de nombreuses activités de team-building. C’était encore une nouvelle proposition sur laquelle je n’avais encore jamais travaillé, et ce qui me plait beaucoup dans ce métier, c’est de pouvoir justement toucher à plusieurs types d’événements.
Voici quelques photos du week end dernier, je mène plutôt la belle vie en Sardaigne !
Iglésias
Le dune di Piscinas
Site minier de Naracauli
