La mia vita in Sardegna
Semaine du 02 au 06 Mai 2016
L'organisation d'une journée à l'aéroport
Après un super week-end bien animé grâce à la festa di Sant Efisio et à la venue de l’Amerigo Vespucci à Cagliari (que je vous raconterai plus en détails ici), il est temps de retourner travailler.
Cette semaine, j’ai travaillé sur les mêmes missions, que sont le mailing pour des entreprises étrangères (allemandes, autrichiennes, anglaises, irlandaises …) participant à la foire Drinktec à Munich. A savoir j’ai plus de 500 entreprises à contacter cela prend donc énormément de temps. J’ai aussi continué de référencer les contacts d’une nouvelle foire à laquelle ma maître de stage à participé.
Et pour mon plus grand bonheur, j’ai eu une réunion lundi matin avec des hôtesses à l’entreprise pour participer à la journée à l’aéroport. J’étais ravie quand j’ai su que c’était confirmé ! Je me suis donc empressée de préparer les badges pour les différentes hôtesses et d’imprimer la liste des vols avec le planning de chaque hôtesse. Après qu’elles aient rempli les contrats, nous les avons référencés dans un fichier excel pour indiquer les codes bancaires et les dates à laquelle, le salaire sera versé. Rendez-vous donc mercredi, de bon matin à l’aéroport de Cagliari-Elmas, pour une super journée.
C’est une mission que j’avais déjà accomplie à l’aéroport Son Sant Joan de Majorque (intégrant le réseau des grands aéroports) mais cette fois j’ai dû m’occuper de plusieurs groupes de professionnels italiens arrivant pour un congrès à Cagliari. Ces clients venaient de Naples, Rome, & Milan, c’était des représentants de l’agence P&G, une multinationale américaine spécialisée dans les biens de consommation courante (hygiène et produits de beauté). Je les accueillais donc avec ma petite carpette P&G devant la porte des arrivées après qu’ils aient récupéré leurs valises et ensuite je relevais leur nom, je formais des petits groupes et les accompagnais jusqu’à leur transfert avec leur chauffeur respectif.
Bilan de ma semaine
J’ai vraiment adoré encore une fois cette mission à l'aéroport, et je réalise que c'est vraiment un environnement de travail qui me fait rêver. De plus, le contact avec les clients m’a fait beaucoup de bien après plusieurs semaines derrière mon ordinateur. A vrai dire j’y serai bien restée toute la semaine, mais j’étais quand même contente de retrouver mes collègues pour leur raconter ma journée. Elles avaient déjà reçu des échos, et m’ont félicité de mon professionnalisme. De plus nous avons aussi reçu un mail des clients pour nous remercier et nous faire part de leur contentement pour cette prestation. J’étais donc très fière d’avoir pu représenter l’agence lors de cette journée. Maintenant place au week end pour reprendre des forces avant de recommencer une nouvelle semaine.
Semaine du 9 au 13 Mai 2016
Les semaines passent mais ne se ressemblent pas.
Cette semaine j’ai eu la chance de travailler en autonomie pour une nouvelle offre pour une semaine de vacances pour un jeune couple anglais ayant pour objectif de profiter des plages, des excursions authentiques et de la vie nocturne de juin en Sardaigne. J’ai donc proposé un retro-planning à ma maitre de stage et ensuite j’ai contacté tous les prestataires nécessaires pour le bon déroulement du voyage. J’ai donc appelé des compagnies de transport italiennes, des hôtels, des prestataires d’excursions et j’ai ensuite créée seule la cotation en anglais avec les informations générales et les notes pour comprendre mes calculs. Après avoir terminé j’ai demandé à faire vérifier mon travail et ma maitre de stage l’a validé. J’étais super contente parce que je l’ai vraiment organisé seule. J’ai donc envoyé la proposition en anglais et je suis en attente de réponse.
J’ai autrement travaillé sur la promotion de notre agence à travers du mailing et des invitations à participer à des foires. De plus j’ai aussi beaucoup travaillé sur des recherches de vols pour des particuliers, je me suis chargée de comparer les prix sur les différents sites de compagnie afin de répondre au mieux à la demande de notre client (vol économique, 1 escale au maximum), pas évident quand on sait que les vols au départ de Cagliari pour Valence ne sont jamais directs et qu’aux dates prévues, les escales sont assez longues. J’ai aussi préparé un tableau présentant les différentes horaires et informations des vols tout en cherchant les meilleures combinaisons possibles pour nos clients venant participer à un congrès à Cagliari. (des professionnels venant de Napoli, Roma, Milano, Genova, Firenze). A savoir des combinaisons de vols à trouver pour chacune de ces destinations, aux meilleurs prix, avec encore une fois le moins de temps d’attente lors des escales.
Bilan de ma semaine
Je suis contente d’avoir pu travailler sur ces recherches de vols, comme vous avez dû le comprendre, le milieu aérien me plait et cette mission étant au cœur de ce secteur, était très agréable pour moi. De plus je suis ravie d’avoir créé un nouveau voyage pour le jeune couple, je me sens de plus en plus autonome et on me laisse vraiment prendre les choses en mains. C’est toujours un plaisir pour moi de naviguer entre toutes ces langues, de chercher à satisfaire une clientèle toujours différente avec des objectifs bien précis.
Ce week-end, j’ai la chance de pouvoir profiter avec ma famille qui est venue me rendre visite pendant 1 semaine. Ma maitre de stage m’a donc laissé mon vendredi pour profiter un maximum pour faire le tour de l’ile et de revenir lundi avec une meilleure connaissance du territoire, afin de par la suite pouvoir aussi ajouter mes petites touches personnelles dans les programmes des voyages.
Semaine du 16 au 20 Mai 2016
Une Lune de Miel à organiser, pour mon plus grand bonheur
Cette semaine, je me suis beaucoup chargée de l’administration, après avoir continué le mailing pour les foires, après avoir enregistré tous les contacts échangés lors des salons à l’international dans mon fichier Excel, j’ai archivé tous ces documents et les ai classés chronologiquement. Ma maître de stage étant invitée à une nouvelle foire à Londres, je me suis chargée de lui préparer un fichier avec différents contacts d’agences événementielles, de tourisme ou des MICE et DMC afin qu’elle puisse les rencontrer sur place, tout en tenant compte des distances entre chacune de ces agences pour que son déplacement se fasse le plus facilement possible.
Je me suis aussi occupée de préparer le courrier à expédier et je suis allée le déposer à la poste. Pas très enrichissant me direz-vous, mais le meilleur est à venir : en effet pour mon plus grand bonheur, ma maître de stage m’a proposé de traiter une demande pour une (roulement de tambours) LUNE DE MIEL pour un jeune couple anglophone !
Ceux qui me connaissent pourront imaginer à quel point j’étais ravie quand j’ai appris la nouvelle. (Pour les plus curieux, voici le lien du blog que j’ai créé sur ce thème dans le cadre de ma formation : Passion'aimant). Veronica, ma maître de stage a dû le remarquer sur mon visage d’ailleurs, alors ni une, ni deux, je me lance, recherche d’hôtels, d’activités authentiques, de restaurants romantiques sur la plage, de transport, de location de voitures, mais attends Léa, juste une consigne avant de commencer : projet à rendre en fin de journée ! Euh… OK ! Pas de temps à perdre, je me lance. Cotation, power-point, tellement passionnée par ce domaine et motivée par cette demande, tout est allé comme sur des roulettes (j’en ai pas vu mes heures supplémentaires passer) malgré que j’ai dû un peu me contenir et ne pas trop m’emballer dans la présentation de l’offre (en effet, je dois respecter la charte graphique de l’agence Kassiopea News, alors les pétales de roses, les paillettes et les feux d’artifices, on oublie Léa). Fin de journée, l’offre en anglais est prête, la cotation est terminée, le power point en anglais fait plutôt rêver, et le document de présentation des tarifs et des conditions de ventes et d’annulation n’attend plus qu’à être envoyé ! Je décroche donc un nouveau « Bravissima Léa ».
Mon ressenti
Après mes quelques heures supplémentaires, je ressors de l’agence avec une satisfaction personnelle et professionnelle et le sentiment d’une passionnée de lune de miel qui a fait du bon travail. Mon sourire n’a pas été moindre quand je suis retournée vendredi et qu’un mail de confirmation pour cette lune de miel m’attendait sur ma messagerie ! Des papillons pleins les yeux, j’ai répondu aux quelques questions qu’avaient les clients en anglais (à savoir que je ne suis pas en contact direct avec eux, mais avec un tour operateur) pour les rassurer sur quelques points, notamment le restaurant romantique, la femme était un peu timide et anxieuse à l’idée de savoir si j’avais privatisé le restaurant rien que pour eux.
Une semaine qui s’achève, à l’agence tout le monde est content de mon travail, je peux donc profiter de mon week end sous le soleil en toute sérénité.
Iki beach, restaurant proposé pour le dîner romantique
Semaine du 23 au 27 Mai 2016
Les propositions d'offres s'accumulent...
Ce lundi matin, j’ai une nouvelle demande à traiter pour un client italien très fidèle (un groupe de médecins travaillant avec l’agence Kassiopea Group et News pour chacun de ses congrès et événements). La pression peut monter, je n’ai donc pas le droit à l’erreur. Il s’agit d’une semaine en Suisse au mois de septembre pour une équipe de médecins avec un budget précis. La date approchant à grand pas, il faut donc agir assez vite afin que les hôtels n’affichent pas carton plein. J’ai donc fais plusieurs demandes de devis auprès de différents hôtels, sans oublier de convertir la monnaie locale (franc suisse) en euros pour voir si les devis répondaient bien aux critères de la demande. J’ai pu remarquer que la Suisse est une destination assez chère et qu’il est difficile de ne pas dépasser le budget demandé en tenant compte du taux de marge pris par notre agence afin de pouvoir retirer un bénéfice et offrir ces services.
Après avoir réussi à se mettre d’accord avec mes collègues sur le taux de marge à appliquer j’ai pu proposer au client l’offre. J’ai choisi de proposer deux hôtels pour leur laisser le choix entre deux structures différentes (3 & 4 étoiles) avec des services différents (espace bien-être ou variété de restaurants dans l’hôtel) à différente distance du centre-ville. J’ai donc créé un fichier présentant ces hôtels avec leurs caractéristiques et les services proposés, j’ai détaillé les prix et présenté les conditions de ventes et d’annulation et j’ai écrit un mail à notre client pour lui joindre notre proposition d’offre. Quelques jours plus tard, ce même client m’a écrit en m’expliquant qu’il souhaitait changer de destination et partir près du Lac de Côme. Je commence donc à m’habituer à ce genre de situation depuis le début de mon stage, mais tant que ce n’est pas une annulation, je reste motivée et je relance mes recherches sans oublier de prévenir les hôtels de Suisse que le client a changé d’avis sur la destination.
Durant cette semaine, je ne sais pas si vous vous rappeler mais je vous parlais souvent du mailing que je faisais un peu chaque semaine, et ben bonne nouvelle, au bout de 610 mails envoyés, j’ai enfin terminé ! Et j’ai une entreprise intéressée par nos services qui me demande de lui trouver un hôtel pour la foire de Drinktec à Munich. Encore une fois pas de temps à perdre, la foire est en septembre 2017, mais pour ce genre d’événements il faut s’y prendre en avance car souvent les hôtels sont réservés par des groupes de professionnels et se remplissent donc très vite. J’ai donc effectué des demandes de devis, en anglais car je ne parle pas allemand, et j’ai une nouvelle fois préparé l’offre en proposant encore une fois 2 hôtels, répondant aux critères du client, au moins je lui laisse le choix, c’est très apprécié par les clients. J’ai réalisé la cotation et envoyé la présentation de notre proposition à cette entreprise. J’attends maintenant de savoir si mon travail lui aura plu.
Entre forfait romantique, aventure et culturel
Un travail terminé, un autre à commencer, je ne vois pas le temps passer. Ce vendredi, ma maître de stage m’a confié un travail qu’elle a qualifié « long et important » et que je qualifie moi « haut en responsabilités ». En effet, contente de l’offre que j’avais proposé pour la lune de miel elle m’a demandé de préparer cette même offre (qu’on appelle « Pacchetto romantico ») pour les mois de juin, juillet, aout et septembre. Je dois donc recalculer pour chaque mois, le prix des chambres (qui varient en fonction des saisons), appeler les prestataires pour avoir les tarifs spéciaux pour notre agence et retravailler le power point. A la suite de ce travail, je devrais aussi me charger de préparer des « pacchetti avventuroso » (ou coffrets aventures) avec des excursions en quad, des activités à sensations … et des « pacchetti cultura » (ou coffret culture) avec des balades en bateau, des visites guidées dans des musées locaux, et des repas dans des restaurants locaux. Chacun de ces paquets touristiques devra être proposé pour juin, juillet, aout et septembre, à savoir j’ai 12 offres à préparer (démarcher les prestataires en Italie, demander des devis, élaborer la cotation, réaliser le power point, et créer le dossier descriptif). Ces offres prêtes serviront en cas de demande, elles permettront aux potentiels clients d’apprécier la prise en charge et la proposition d’offre clairement et rapidement, de plus faites en avance, elles sont une charge de stress en moins pour le personnel de Kassiopea News, et ces offres serviront aussi d’exemple de ce que nous sommes en mesure d’offrir lors dans les mails de promotion.
C’est en effet un gros travail mais qui me plaît énormément, je trouve maintenant agréable d’appeler en Italie pour demander des informations, et je me rends compte qu’on me fait de plus en plus confiance à l’agence, je suis donc considérée comme une réelle collègue et non plus comme une stagiaire.
Après cette semaine très chargée, place aux soirées, à la plage et au bronzage ! La semaine prochaine s’annonce courte, mardi je participe à mon premier congrès toute la journée à l’hôtel Régina Margherita **** à Cagliari en tant qu’hôtesse et représentante de l’agence Kassiopea et jeudi c’est un jour férié ici.
Ciao tutti