Juillet | lamiavitainsardegna

Semaine du 4 au 8 Juillet 2016

Dernier mois chez Kassiopea

Ca y est j’entame déjà mon dernier mois chez Kassiopea, je me rends compte que le temps est passé très vite. Heureusement que mon blog est là pour me rappeler que les semaines sont passées..

Mes missions de la semaine ont été nombreuses et variées. En effet, lundi matin après une super nouvelle j’étais très motivée pour faire pleins de choses. Cette bonne nouvelle, c’est que je suis arrivée au travail lundi matin et ma maitre de stage m’a annoncé que l’offre que j’avais préparé sur les villas a plu aux clients, ils ont réservé samedi ! J’étais très contente que tout le travail que j’avais fourni ait servi et surtout qu’il ait plu aux clients.

J’ai continué ma journée par enregistrer les contacts que Veronica, ma maitre de stage avait échangé lors de la foire à Londres, dans un fichier Excel pour qu’elles puissent les recontacter quand elle en aura besoin.

Ensuite j’ai reçu une nouvelle offre pour une personne voyageant seule voulant faire un circuit en Sardaigne avec une excursion d’un ou deux jours à bord d’un voilier. Je me suis chargée de contacter les différents hôtels pour le bon déroulement de son circuit et les différents prestataires d’excursions proposant des balades en voilier. Je suis maintenant en attente de devis des différents prestataires pour pouvoir proposer l’offre à notre cliente.

On m’a aussi confié une nouvelle demande pour un circuit œnologique en Sardaigne pendant 5 jours : un groupe anglais (pas encore confirmé de 6 à 11 personnes avec un accompagnateur venant avec sa famille). J’ai donc pris le temps d’analyser la demande et les mails qu’avait pu échanger ma tutrice de stage avec l’agence, notre cliente, afin d’éclaircir un peu ses attentes.

Après un briefing, elle m’a laissé gérer en autonomie ce projet, et j’ai contacté tous les vignobles que le groupe aimerait visiter en demandant les disponibilités pour des visites guidées, des dégustations de différents vins sardes et de produits locaux. J’ai aussi recherché des hôtels familiaux et petits pour répondre correctement à la demande du client. Petit à petit mon fichier excel et ma cotation prenaient forme. Je suis encore en attente de certains devis malgré les différents appels et mails échanges. Je patiente, et comme me dit ma tutrice, j’espère une nouvelle fois travailler et vendre cette offre.

Ce que je trouve difficile dans ce métier c’est de répondre directement aux questions de ma tutrice sur telle ou telle offre, en effet je ne gère pas encore totalement la gymnastique des offres et c’est un peu compliqué pour moi de naviguer entre les offres en se rappelant de chaque demande, du nom des hôtels que j’ai contacté, des différents prestataires etc. Mes mails sont organisés chacun par dossier mais je n’arrive pas encore à répondre directement à toutes les questions sans rechercher dans mes mails la vérification.

A part cela, le travail me plait toujours, et le fait de travailler une nouvelle fois en autonomie sur un projet me fait prendre de plus en plus confiance en moi.

Ce week-end ma sœur me rejoint pour découvrir la Sardaigne sous la grosse chaleur, j’ai hâte de profiter avec elle.

Semaine du 11 au 16 Juillet 2016

Au programme : Une semaine bien chargée

Un super week-end à l’italienne m’a permis de prendre des forces pour la grosse semaine qui s’annonçait. En effet, j’ai passé ce week end avec ma sœur et ma maitre de stage qui m’a invité à découvrir une plage paradisiaque a Oristano, sur la côte Ouest de l’ile avec tous ses amis italiens. Départ au petit matin pour profiter au maximum, nous voilà arrivés 2 heures plus tard sur cette plage, qui selon moi est plutôt un réel coin de paradis. C’est l’heure des présentations, de jolis prénoms à consonance italienne qui me laisseront au fil de la journée découvrir de vraies belles personnes. Installation des 5 parasols, des glacières, des transats, un paddle, une belle équipe de 10, une eau cristalline, un soleil au zénith, des éclats de rire, une superbe journée, de vrais bons moments en immersion totale qui me donnent déjà un petit goût amer à l’idée de savoir que tout cela est déjà bientôt terminé. Mais profitons encore un peu…

Au début de la semaine, j’ai continué à travailler sur l’offre pour le petit groupe curieux de découvrir les vignes de Sardaigne. J’ai eu de nombreuses réponses et mon offre était prête, nous l’avons regardé avec ma maitre de stage qui l’a validée et nous l’avons envoyée à notre client.

Ensuite nous avons eu une réunion pour le grand congrès de ma collègue Barbara, qui travaille pour Kassiopea Group. Nous étions 7 hôtesses, chacune avait son rôle à apporter durant ce congrès. Cette réunion nous a donc permis de savoir comment s’organiser, de prendre conscience que le slogan de ce congrès serait « S’ils le veulent, nous pouvons ». Barbi (comme tout le monde l’appelle ici) m’avait déjà proposé de participer à ce congrès en tant qu’hôtesse il y a un mois. La date était alors déjà fixée dans mon agenda et m’était souvent rappelée par mes collègues pour ne pas oublier le stress que ce congrès allait me procurer ! J’entendais souvent « ce congrès va tous nous achever », « nous n’en ressortirons pas vivantes » : En résumé c’était le gros stress, 4 jours de congrès intense, 500 personnes, des médecins qualifiés d’exigeants, des attentes bien précises... La pression pouvait monter.

Rendez-vous donc le mercredi à 8h pour commencer à mettre en place les salles réservées pour ce congrès au T Hotel **** à Cagliari. Avec les autres hôtesses, nous avons installé les panneaux d’affichages, préparé les kits de congrès à donner aux médecins, nous avons installé les programmes et les blocs notes devant chaque micro de la salle, nous avons préparé dans l’ordre de passage, le petit papier de présentation à déposer devant le pupitre lorsque tel ou tel médecin prendra la parole. A la fin de la journée nous étions prêtes à accueillir les médecins et leur offrir le meilleur de nos services.

Je me suis chargée de remettre les kits de congrès, de renseigner les médecins sur les différentes questions qu’ils pouvaient se poser. Ensuite j’ai dû badger les personnes, j’avais un petit appareil qui me permettait d’enregistrer les badges à chaque entrée et sortie des personnes afin de pouvoir leur valider le nombre de crédits à la clé. Ensuite j’ai fait l’assistante en salle à savoir assistance auprès des personnes dans la salle, passage du micro lors des discussions, gérer les lumières et déposer le papier présentant les intervenants au bon moment. Je devais aussi faire bien attention qu’à chaque session différente, les représentants avaient bien de l’eau, de quoi écrire, et un programme non utilisé.

Durant les repas, je me mettais à l’entrée du restaurant et je devais récupérer les tickets repas de chaque personne pouvant manger à l’hotel. (pour certains médecins organisateurs, VIP si je peux dire, le repas était réservé dans un restaurant sur la plage à 15 minutes de l’hotel. D’autres hôtesses étaient donc chargées d’effectuer les transferts). J’ai aussi été recruté par un prestataire pour l’aider à distribuer des flyers dans l’hotel afin de se faire connaitre autour d’un apéritif auquel étaient conviés les différents participants.

La semaine est passée comme ça, entre hôtesses, nous avons créé de jolis liens. Les horaires étaient 7h45-21h30… Mes jambes rêvaient d’être allongées, ma tête reposée et mes pieds hors de ces chaussures ! Il a fallu surpasser tout ça, toutes ensemble, pour que notre belle équipe solidaire reçoive les félicitations et les compliments des différentes cliniques. J’en ai eu les larmes aux yeux, de voir que l’organisatrice du congrès Barbara, est venue écouter ces compliments en me tenant le bras. De plus, des médecins sont venus me remercier en personne et me faire la bise, certains en me disant que j’avais un joli accent quand je parlais italien, d’autres en me félicitant de mon professionnalisme. Pour finir la directrice de l’agence m’a présenté à un docteur étant venu la remercier en promouvant mon expérience et en me félicitant sur tout ce que j’avais appris et fait jusqu’aujourd’hui. Après s’être toutes remerciées et embrassées avant de partir en week-end, une des hôtesses avec qui j’avais déjà travaillé auparavant, étant devenue une amie m’a proposé de travailler pour le Tour Opérateur de son copain, il recherchait quelqu’un parlant bien le français, passionné par le tourisme… Elle m’a dit qu’elle ne pouvait alors que penser à moi et que mon comportement de travail lui plaisait. J’ai trouvé cela très touchant et j’aurai été ravie de pouvoir accepter, mais j’ai décidé de réaliser d’autres projets avant de commencer ma vie professionnelle. Elle garde quand même mon CV sous la main, et comme on dit ici « ci sentiamo ».

Cette semaine était pour moi comme un feu d’artifice d’émotions.

Semaine du 18 au 22 Juillet 2016

Préparation et réorganisation d’un circuit œnologique.

Après cette grande et longue semaine de congrès, me voilà de retour dans mon petit office ! J’étais contente d’y retourner, un peu de calme fait beaucoup de bien après une grande semaine de brouhaha.

Quand je suis arrivée, j’ai pu me remettre au travail directement, car l’offre sur laquelle j’avais travaillé pour le « tour del vino » ne correspondait pas à notre client. En effet, le circuit était trop long et trop intensif. Après un nouveau briefing de ma maitre de stage, nous avons organisé un nouveau circuit, plus court, plus léger, et géographiquement plus logique. (merci GoogleMaps). En effet, nous devons penser aussi à ne pas faire de détours, ni perdre de temps sur la route pour visiter un maximum de choses. N’oublions pas non plus le chauffeur de car qui ne doit pas rouler plus de 9 heures par jour et on doit calculer pour lui des temps de repos obligatoires. Tout ça à coordonner avec les heures possibles de visites, les disponibilités de l’agritourisme pour notre petit groupe.

J’ai donc rappelé de nouvelles vignes disponibles pour accueillir notre groupe durant cette période de vendanges, en demandant les tarifs des dégustations proposées, les temps de visite… Puisque dans un circuit, mine de rien, tout se calcule ! Après plusieurs échanges de mails, plusieurs mise à jour, nous avons finalement dû changer les dates du circuit et l’anticiper du Lundi 12 au Jeudi 15 Septembre, car certaines vignes ne pouvaient pas accueillir le groupe le samedi après-midi ni le dimanche. Pour cela j’ai dû rappeler tous les prestataires afin d’être sure de leur disponibilités la plupart attendant seulement une confirmation une semaine avant l’arrivée du groupe, cela n’a pas posé trop de problèmes. Hormis la gérante d’une vigne qui m’a avoué préférer faire la visite comme elle était prévue premièrement. Nous avons dû lui expliquer que nous devions tous faire des concessions pour pouvoir gérer ce circuit car en effet tout doit se coordonner et cela est un exercice assez difficile.

Après avoir réussi à trouver un accord, Veronica, ma maitre de stage a vérifié mon travail et nous avons ajouté ensemble la marge et l’IVA afin de résulter à un prix total. Le prix devait prendre en compte les chambres doubles des clients, la chambre triple du représentant venant avec sa femme et son enfant, les prix des repas en comptant aussi le menu enfant, les visites guidées dans les églises et dans les vignes, le prix du mini van, et les repas et nuits du chauffeur.

Une fois l’offre rectifiée et prête, nous l’avons envoyé à notre client. J’espère maintenant connaitre sa réponse avant mon départ.

Plus que un week-end en Sardaigne ? Non voglio piu partire… Au programme, nager, bronzer, participer à un festival de musique à Oristano, et profiter avec mes collègues de travail qui sont devenus comme ma deuxième famille ici.. Ciao ragazzi, un bacio !

Semaine du 25 au 28 Juillet 2016

Dernière semaine chez Kassiopea :

Encore une fois, j’ai vraiment profité de mon week-end étant donné que c’était le dernier… J’en reviens pas de déjà écrire ça.. Pour cette dernière fin de semaine, j’ai bien évidemment profité des plages parce que j’ai un bronzage à maintenir, j’ai aussi profité de sortir avec des amis italiens et de tester un nouveau club sur la plage… Très belle soirée, le week-end continue avec une journée à la découverte d’une nouvelle plage à Cala Sa Figu près de Capo Ferrato sur la côte Sud Est de la Sardaigne. Ma maitre de stage m’y avait convié avec tous ses amis avec qui j’avais déjà passé la journée il y a deux semaines. Ce dimanche, Maurizio fêtait son anniversaire. Nous étions donc un groupe de 20 sur la plage, avec une dizaine de parasols, un frigo (oui oui, la plage à l’italienne c’est un peu le camping) mais pour le frigo on peut accepter, Maurizio l’avait apporté car il nous avait préparer des antipasti, des sandwichs, des dolci sardi, un gâteau maison, des salades de fruits et des boissons pour se rafraîchir sous ce soleil de plomb. Ils avaient aussi pensé au poste de musique, nous avons donc dansé et chanté, nous avons fait pleins de photos souvenirs à la plage avec cet adorable groupe d’italiens. Encore une très belle journée qui s’ajoute à mon aventure. Apres ces 8 heures au soleil, nous sommes rentrées, et ma maitre de stage m’a proposé de me faire découvrir le lieu où j’avais proposé le diner romantique (qui m’avait fait tant rêver) pour mes honeymooners à qui j’avais préparé la lune de miel. Ce soir-là, il y avait une soirée, l’ambiance était vraiment remarquable. Et le site… vraiment merveilleux ! Nous avons repris la route car nous avions encore 1h30 de trajet, et nous avons visité Costa Rei, ville où se trouve de nombreux hôtels que nous proposons dans nos packages. C’était un peu comme une visite guidée des hôtels, et j’ai beaucoup apprécié ce moment, nous nous rappelons des offres que nous avions créées dans chacun de ces hôtels… La nuit tombée, retour à l’appartement vers 22h30, après ce week-end bien chargé, je suis contente de retrouver mon lit et de me reposer avant de commencer ma dernière semaine…

J’ai donc commencé lundi, par répertorier plusieurs contacts d’Amérique latine dans un fichier Excel afin que je puisse ensuite commencer le mailing et promouvoir les services proposés par l’agence à l’international. Ces contacts ont été donné par une personne que Veronica a rencontré lors d’une foire. J’ai donc commencé le mailing et mes collègues m’ont appelé dans la salle de réunion, elles m’attendaient toutes debout devant une chaise sur laquelle j’ai dû m’assoir pour faire une photo finale pour mon stage. J’ai trouvé cela très gentil !

Mardi les surprises ont continué, pendant la pause de mon mailing, toute l’équipe m’avait préparé un repas avec de nombreux antipasti, nous avons pu échanger sur mon stage, mon aventure en Sardaigne… Je les ai tous remercié un par un pour m’avoir tous apporté un brin de bonheur durant ces 4 mois et ils m’ont offert un cadre avec la photo que nous avions pris la veille et une parure de bijoux créée par un artiste sarde avec un petit mot très touchant. J’ai donc dû faire quelques aurevoirs ce jour-là car il y avait des personnes qui ne reviendraient pas au travail avant mon départ, m’ayant tous souhaiter tout le bonheur du monde, de réaliser tous mes rêves et m’ayant sincèrement remercié de ma présence à l’office, je ne pouvais qu’avoir les larmes aux yeux…

Mercredi je suis venue à l’office pour travailler sur une nouvelle offre. Il s’agissait de trouver un hotel pour un client qui part au congrès ISPAD de Valence en octobre 2016. Ma maitre de stage m’a confié cette offre parce que selon moi elle peut être traitée facilement et elle sait que je suis passionnée de la langue espagnole. J’ai donc contacté les hôtels en espagnols, demandé les disponibilités et ensuite posé une option.

Une heure après la directrice annonce qu’elle devait partir en « sopraluogo » ou inspection et repérage d’un lieu pour l’organisation d’une nouvelle foire à Cagliari. Ma maitre de stage en avait fait plusieurs dans les hôtels et je m’étais à chaque fois intéressée pour savoir comment cela se déroulait. Ni une ni deux, elles m’ont proposé d’y aller pour accompagner la directrice de Kassiopea et ma collègue Luisa. J’étais super contente et j’avais hâte de savoir comment cela allait se dérouler. Le site en question était une ancienne usine de tabac à Cagliari. Cette usine a été rénovée et vient tout juste de rouvrir pour proposer ses locaux pour des évènements dans le centre de Cagliari. Nous avons donc présenté le projet, l’évènement aux personnes concernées. Au rendez-vous, il y avait des représentants de la commune de Cagliari, un représentant de l’équipe de sécurité à qui nous avons fait appel, qui fera partie des vigiles durant l’événement. Nous avons fait la visite des locaux (nous ferons aussi appel à une équipe de nettoyage avant l’évènement), les pièces sont très étendues et spacieuses, capables d’accueillir des personnes à mobilité réduite, en effet des ascenseurs sont à disposition. Dans chaque salle, nous attribuons des fonctions (telle salle accueillera les fournisseurs, l’autre se concentrera sur la partie workshop, l’autre sera le secrétariat etc..). Après avoir visité les locaux sous ce soleil de plomb, pris des photos et pris des notes sur les informations et les mises en accord avec le personnel, nous sommes rentrées à l’office pour continuer de travailler chacune sur nos missions. Maintenant Teresa, la directrice et Luisa, continueront de chercher des équipes de nettoyage, des imprimeries et demanderont des devis à tous ces prestataires afin de mettre en place au fur et à mesure cette foire sur les nouvelles technologies.

Mercredi soir ma collègue Lorena m’a invité à manger avec sa famille un diner sarde a casa sua. Sur la terrasse toute la soirée, nous avons passé encore une fois un très beau moment ensemble. Ils m’avaient concocter des antipasti, de la mozzarella à la bottarga, du melon et du proscuitto, du formaggio sardo, ensuite nous avons eu en prima piatto la fregola, specialità di Lorena, buonissima… Puis nous avons fait un barbecue, en grillant des saucisses et de la viande de porc cuisiné à la sarde. Nous avons ensuite pris un digestif apporté par une amie à Lorena qui a aussi mangé avec nous, une liqueur de turrone. Une super soirée où, Lorena m’a encore une fois reçu comme une princesse, j’ai pu encore être en immersion totale en Sardaigne et à la fin du repas Lorena, son mari et son fils m’ont offert le drapeau de la Sardaigne qui peut servir aussi de paréo ou de serviette de plage ainsi que des tomates séchées à cuisiner en rentrant. Moment très émouvant puisque nous avons eu toutes les deux les larmes aux yeux quand elle m’a dit qu’elle offrait ce genre de cadeau symbolique uniquement dans les moments forts et que maintenant elle voulait que je l’emporte partout avec moi. Un super repas, une super soirée d’été, qui me laissera un magnifique souvenir.

Le lendemain matin, je suis allée au travail avec ce gout amer qui me rappelait que c’était mon dernier jour. J’avais écrit une lettre de remerciement avec un petit mot pour chacun de mes collègues et un bouquet de fleurs pour les remercier. Quand tout le monde est arrivé au travail, ils ont tous lu ma lettre… et à partir de là se sont enchainés, câlins, pleurs, rires, remerciements… Beaucoup d’émotions.

J’ai quand même repris mon travail pour avancer les offres, j’ai notamment eu la réponse que ma maitre de stage attendait avec notre cliente espagnole, pour poser une option d’hotel et j’ai terminé de mettre à jour certains vouchers. Maintenant vient l’heure de quitter tout le monde sauf ma maitre de stage qui m’accompagne à l’aéroport vendredi matin.

Comme ils m’ont tous dit ce ne sont pas des adieux mais seulement des « a presto », donc évitons de trop pleurer. Je ne les remercierai jamais assez pour tout ce qu’ils m’ont apporté, pour l’expérience et les magnifiques moments que j’ai vécu à leur côté. Quand je suis arrivée, la directrice Teresa m’avait souhaité la bienvenue dans la famille, aujourd’hui je m’en vais en effet en laissant derrière moi ma deuxième famille sarde… C’est une aventure inoubliable que j’ai vécu tant d’un point de vue personnel que professionnel. En effet, j’ai découvert le secteur de l’événementiel qui était pour moi encore vague, j’ai appris à travailler pour une clientèle qui est autre que celle des loisirs et qui a donc des attentes plus particulières, j’ai appris à travailler et à gérer des dossiers dans une et des langues étrangères. Pour moi, avec mon stage de Majorque, ce stage de 4 mois chez Kassiopea en Sardaigne restera une de mes plus belles aventures. Cette fin de stage me donne aussi déjà envie de repartir découvrir un nouvel ailleurs, et apprendre à m’adapter à une nouvelle population.